Hur mycket arbete är lagom? – Om vikten av reflektion och hållbara arbetstider för chefer

En kollega påminde mig nyligen om vikten av att regelbundet avsätta tid för ostörd reflektion, helt utan skärm, mejl eller telefon. Det förde mina tankar till Bill Gates och hans välkända "Think Week", där han återkommande drar sig undan till en stuga för att läsa, tänka och planera i lugn och ro. Det här sättet att skapa tid för återhämtning och djupare tankearbete kan vara en avgörande strategi för chefer som vill hitta nya insikter och perspektiv bortom vardagens ständiga flöde av uppgifter och krav.

Att vara chef innebär ett stort ansvar och ofta höga förväntningar, både från omgivningen och från en själv. Många chefer arbetar långt mer än vad som ryms inom en normal arbetsvecka och lägger mycket tid på akuta frågor, möten och e-post även utanför kontorstid. Men frågan är hur mycket arbete som egentligen är hållbart – både på kort och lång sikt.

Forskning visar att effektiviteten stiger upp till ungefär 50 arbetade timmar per vecka men därefter sjunker den snabbt. Vid omkring 55 timmar per vecka blir arbetet inte bara ineffektivt, utan också direkt ohälsosamt. Studier pekar på att den mest hållbara nivån för prestation och välmående ofta ligger runt 38 till 40 timmar i veckan, en nivå som också är vanlig i flera av världens mest välmående länder. Dessutom visar forskning att de som aldrig tar en hel ledig dag faktiskt presterar sämre per arbetad timme än de som prioriterar återhämtning.

Det räcker inte med enbart mikropauser. Även om en kort promenad eller en stund av stillhet kan ge tillfällig skärpa, varnar Arbetsmiljöverket för att obalansen mellan krav och återhämtning leder till försämrat minne, sämre koncentration och minskad kreativitet. Världshälsoorganisationen och ILO har dessutom visat att de som arbetar mer än 55 timmar i veckan under längre perioder löper ökad risk för både stroke och hjärtsjukdom.

När vi belastar hjärnan under lång tid påverkas även vår förmåga att fatta kloka beslut. Studier har visat att personer som arbetar över 52 timmar i veckan kan få förändringar i hjärnans exekutiva funktioner, vilket påverkar planeringsförmåga, impulskontroll och omdöme. På sikt kan detta leda till att vi både tänker sämre och blir mindre närvarande i det vi gör.

Ledarskap handlar i grunden om relationer. Men långvarig stress minskar vår förmåga till empati och social närvaro. Forskning visar att höga nivåer av stresshormonet kortisol påverkar vår generositet och gör oss mindre tillgängliga för andra människor. För chefer kan detta innebära att man i pressade perioder riskerar att uppfattas som avståndstagande – just i de stunder då teamet behöver en närvarande och stöttande ledare.

Ett möjligt sätt att skapa utrymme för reflektion är att införa en månatlig dag, inspirerad av Bill Gates "Think Week", där chefen stänger av både mejl och telefon och avsätter tid för att tänka och fördjupa sig i valda frågor. Genom att ägna en hel arbetsdag åt att läsa, reflektera och planera utan avbrott, ges möjlighet att se både sig själv och verksamheten med nya ögon. Det kan handla om att ta del av aktuell forskning, utforska nya idéer eller analysera strategiska utmaningar. Under den här dagen kan en kollega eller ett team ansvara för det operativa.

När arbetsdagen är slut kan insikterna sammanfattas och tas med tillbaka till ledningsgruppen som en del av det gemensamma utvecklingsarbetet. På så sätt blir reflektion inte något som sker i mån av tid, utan en integrerad och prioriterad del av ledarskapet.

Vi talar ofta om vikten av att arbeta förebyggande och hållbart, men det är lätt att glömma oss själva i det arbetet. Kanske är det just här vi kan börja – med att skapa strukturer som hjälper oss att leda med större närvaro, bättre beslut och en mer hållbar arbetsinsats över tid.