Effektiv E-posthantering för Ledare i skolan

Introduktion till Effektiv E-posthantering

Många känner sig överväldigade av e-posten och upplever att den inte fungerar effektivt som ett ledarskapsverktyg. 

Vanliga problem inkluderar att ständigt kolla e-posten utan att hinna ikapp, samt att låta e-postmeddelanden ligga kvar som påminnelser om arbete. Jag föreslår nya system och vanor för att hantera e-postvolymen utan att avsätta stora tidsblock. En viktig insikt är att ett e-postmeddelande inte behöver vara helt åtgärdat innan det kan tas bort från inkorgen.

Vi tittar närmare på specifika utmaningar för ledare, e-postens grundläggande egenskaper, och hur man kan hålla inkorgen ren varje dag. Det inkluderar även hur man använder sin smartphone effektivt tillsammans med datorn och tekniken "Schemaläggning av email" för att hantera e-post vid rätt tidpunkt. Målet är att visa att det är möjligt att ha en tom inkorg varje dag och att hantera e-post på ett sätt som förbättrar ditt ledarskapet.

Hantera Asymmetri i E-post

En av de största utmaningarna för ledare i skolan är hur olika människor kan skicka olika typer av e-post och du förväntas svara till dem alla. Denna asymmetri tar sig flera former. Som ledare har du många intressenter, och det är fler som skickar e-post till dig än vad du har kapacitet att hantera på egen hand. Inte att svara, men att bearbeta och 

För att hantera denna asymmetri finns det flera strategier:

• Kortfattad bekräftelse: En enkel strategi är att snabbt bekräfta mottagandet av e-post. Ett snabbt svar som "Tack för informationen, jag återkommer" kan avsevärt minska trycket på att omedelbart lösa alla problem. Dock gäller det att du också återkommer!
• Omdirigera till befintliga forum: Om ett ämne kan diskuteras vid ett kommande möte, behöver du inte hantera det omedelbart via e-post. Detta sparar tid och minskar omedelbara krav. Exempelvis att frågan behandlas på nästa EHT möte och svar kommer efter det.
• Be om uppföljning: Du kan be avsändaren att följa upp med dig vid ett senare tillfälle. Detta ger dig tid att prioritera och hantera andra brådskande frågor. Då lägger du också bollen hos den som sänder mailet. 
• Öka den andres insats: Be om mer detaljer eller förberedelser från den som skickar förfrågan. Detta minskar din arbetsbörda och säkerställer att förfrågningar är väl förberedda.

E-postens Design och Egenskaper

E-post är i grunden ett verktyg för kommunikation, inte en att-göra-lista, dagbok eller planerare. Många problem uppstår när e-post används för ändamål det inte är avsett för. Genom att använda e-post för kommunikation fungerar det mycket bra.

För att undvika att e-post tar över din dag är det viktigt att ha en effektiv process för att hantera den. Det är lätt att spendera hela dagen på att läsa och svara på e-post om man inte har en strukturerad metod. En effektiv process innebär att triagera e-post och hantera den på ett sätt som inte stjäl tid från andra viktiga arbetsuppgifter.

Hålla Sig Uppdaterad med E-post

Att hålla sig uppdaterad med e-post innebär att lära sig ett system för att hantera alla inkommande meddelanden, fatta beslut om dem och sedan återgå till andra arbetsuppgifter. Här är en steg-för-steg-guide för att få ordning på din inkorg och hålla den uppdaterad.

• Inbox zero: Om du har tusentals olästa e-postmeddelanden, börja med att skapa en ny mapp, t.ex. "Inbox zero [månad och år]". Flytta alla meddelanden från din inkorg till denna mapp. Detta ger dig en fräsch start utan att du förlorar viktiga meddelanden.
• Regelbunden Kontroll: För de flesta i ledande roller är det lämpligt att kolla e-posten tre gånger om dagen. Istället för att bara skumma igenom meddelandena, sätt en timer (20-25 minuter) och processa varje e-post noggrant.
• Fyra Beslut: För varje e-post, gör ett av följande:
  • Radera: Arkivera meddelandet om det inte behöver någon åtgärd.
  • Delegera: Skicka vidare till någon annan som kan hantera det.
  • Skjuta upp: Schemalägg tid för att hantera uppgiften senare och arkivera e-posten.
  • Utföra: Om det tar mindre än två minuter, gör det direkt och arkivera meddelandet.
  • Boka in möte direkt: Be avsändaren att boka in förslag på möte direkt i den digitala kalender.

Schemaläggning

Schemaläggning av email är en kraftfull metod för att hantera e-post effektivt. Genom att bestämma när du vill se ett meddelande igen och använda en tjänst där du "snoozar" e-postmeddelanden så att de dyker upp i din inkorg vid en specifik tidpunkt. Detta hjälper dig att hålla din inkorg ren och organiserad. På så sätt försvinner meddelandet från din inkorg tills det är dags att hantera det.

Rätt Verktyg

Att vara produktiv med e-post handlar om att använda e-post för dess avsedda syfte och låta andra verktyg göra sitt jobb. Här är några viktiga verktyg som kan hjälpa dig att optimera din produktivitet med e-post och hantera din tid effektivt.

• Kalender: Använd en kalender för att planera dina möten och uppgifter. En digital kalender som Google Kalender är idealisk för långsiktiga möten, medan en papperskalender kan vara användbar för att planera din dag. Skicka förslag på mötestid direkt till personens mail, fråga inte i email om vilken tid som passar. 
• Att-göra-lista: Använd en separat app eller papper för att hålla koll på dina uppgifter. Appar som Todoist eller inbyggda funktioner i Outlook eller G Suite är bra alternativ.
• Filhantering: Använd tjänster som Google Drive, Dropbox eller Evernote för att lagra och organisera dina filer. Detta förhindrar att du använder e-post som en långsiktig lagringslösning för filer.
• Direktkommunikation: Värdesätt direktkommunikation. Många problem löses bäst genom en konversation ansikte mot ansikte eller via telefon. Om en konversation ansikte mot ansikte inte är möjlig, är ett telefonsamtal det näst bästa alternativet.

Skapa Rätt Vanor

För att långsiktigt förbättra din e-posthantering är det viktigt att utveckla bra vanor. Sluta bara "kolla" e-post och börja istället "bearbeta" e-post. Sätt av specifika tider under dagen för att hantera din inkorg, till exempel 20 minuter tre gånger om dagen och boka in den i din kallender! Detta minskar stressen och känslan av att vara överväldigad. Skapa en rutin där du triagerar dina meddelanden och fattar snabba beslut om att radera, delegera, skjuta upp eller utföra uppgifterna.

Sammanfattning

Effektiv e-posthantering kräver rätt verktyg och strategier. Använd en kalender och en att-göra-lista för att organisera dina uppgifter, och implementera inbox zero för att hålla din inkorg ren. Förvara filer i dedikerade lagringstjänster och värdesätt direktkommunikation när det är möjligt. Genom att utveckla goda vanor och separera kommunikation från uppgifter kan du minska stressen och bli en mer produktiv ledare. Implementera dessa system och verktyg i din vardag för att ta kontroll över din e-post och förbättra din arbetsdag.